Aproveitar uma superfesta com tudo o que ela tem direito exige cuidados especiais que precisam ser providenciados muito antes do momento em que o baile começa.O planejamento pode ser feito por pessoas da própria família, ou, então, por uma equipe com experiência em organização de eventos, o que pode poupar muito trabalho e preocupações, já que o time profissional conta com a experiência adquirida anteriormente. Independentemente de quem organiza, para o resultado ser perfeito, é preciso começar os preparativos com cerca de um ano de antecedência. Assim, haverá tempo disponível para que todos eles recebam a atenção necessária e a comemoração transcorra da maneira como foi imaginada pela aniversariante.
"A festa de debutante é, antes de tudo, a realização de um sonho", afirma Lizette Chiavegatti, consultora do Sunset Buffet. "Por isso, o mais importante é a aniversariante conseguir transmitir para todos os envolvidos o que deseja para este dia. Só assim o baile pode se aproximar do que ela havia imaginado anteriormente", explica. E é a partir disso que começa todo o planejamento. "O ideal é que a comemoração tenha a cara da 'dona' e, para tanto, definir o estilo da festa é o passo mais importante. Depois, é necessário ver como será a realização da proposta e a sua adequação ao orçamento da família",completa Lizette.
Por onde começar
Com uma prévia da comemoração organizada, é preciso estabelecer uma ordem de prioridades para que as primeiras providências possam ser tomadas. O planejamento deve começar a partir da reserva do local onde será realizado o baile", ensina Helenice Brunhara, consultora do Atelier Helenice Brunhara Eventos. Isso porque, partindo do local escolhido, todo o restante da festa começa a tomar forma e pode passar a ser estruturado com mais eficiência, A opção por uma celebração mais tradicional, com damas, cavalheiros de honra e cerimonial, merece um pouco mais de atenção que as no estilo "balada" - quando a aniversariante promove uma noitada com a turma de amigos, normalmente em uma boate -, já que são muitos os detalhes a serem acertados. "Depois que o espaço estiver reservado, os outros serviços, como música e buffet, devem ser marcados quase que simultaneamente", ensina Erida Stancatti, consultora da Supreme Convites. "Dessa forma, fica mais fácil evitar que um fator comprometa todo o resto", conclui Nesta hora, busque o máximo de informações sobre os serviços do profissional - veja fofos, peça referências e até uma demonstração do trabalho para ter a certeza de que não haverá imprevistos No coso do buffet, tenha sempre o indicação de quem já realizou uma festa semelhante para não correr riscos Outro cuidado simples, mas que pode evitar muitos probleminhas, é não deixar de fazer uma degustação do cardápio escolhido antes mesmo do fechamento do contrato. Os bons prestadores de serviço não se negam a oferecer esta garantia. Na hora de optar entre as várias bandas e Djs, tenha em mente que este é um dos serviços que mais faz a diferença em um evento desse tipo. Verifique o estilo de música que mais agrada a maioria dos convidados e dê um peso maior a ele, mas sem esquecer dos outros. O ecletismo é o segredo para que todos saiam satisfeitos da comemoração. Assim como o serviço de buffet, é fundamental buscar referências sobre a equipe que vai cuidar da música do baile. Os DJs interativos, que participam e animam a festa, são uma alternativa moderna, que agrada bastante. Procure acertar todos os detalhes- o tempo que a banda vai tocar, os intervalos previstos, as condições oferecidas para a complementação do serviço caso a festa se estenda, quantidade de músicos envolvidos e até a forma de pagamento - antes de fechar o contrato. Se necessário, negocie os pontos que não estiverem de acordo com o que foi imaginado e só depois confirme a contratação. Essa é uma forma mais segura de garantir que tudo será cumprido conforme o combinado.
Por último, procure apresentar a equipe da organização¬- músicos, responsáveis pelo buffet e, caso haja, cerimonialista antes da festa começar e deixe-os à vontade, já que o resultado final do planejamento, que é o interação entre todos os serviços, é o que faz a festa ficar memória.
Detalhes que fazem a diferença
Com a base a cerimônia definida, chega a hora de acertar os detalhes. Os convites, por exemplo, têm um peso bem maior do que o imaginado na hora de compor o kit-festa. "É a partir dele que os convidados vão ter uma prévia do que esperar da ocasião. Um modelo em papel prateado e com cores cítricas, por exemplo, já indica que provavelmente o evento não vai ser tradicional", afirma Érida. A dica, então, é criar uma unidade entre os elementos, sempre de acordo com o gosto da aniversariante. Isso inclui desde os convites até a decoração, passando pelos vestidos - o de antes da meia-noite e o da hora da valsa - até a produção de cabelo e maquiagem.
O figurino, aliás, precisa ser escolhido com cerca de quatro meses de antecedência, para que possa ser reservado - no caso de aluguel - ou confeccionado por uma costureira de confiança. Em uma festa tradicional, é preciso providenciar um modelito para antes da meia-noite, mais leve, e outro para a hora da valsa, que pode abusar de brilhos e conter uma pitada de ousadia. Cerca de dez dias antes da festa, faça a última prova, para que os ajustes sejam feitos bem próximos à data do evento e o modelo fique impecável no corpo.
O cerimonial, nome dado á seqüência dos acontecimentos da festa, é uma das partes mais importantes no caso de uma comemoração tradicional. Como o baile normalmente começa por volta das 22 horas e o ponto alto acontece em torno de meia-noite, quando a debutante entra para a hora da valsa, é preciso ocupar os convidados com propostas interessantes e divertidas, para evitar que a festa perca o ritmo antes mesmo de iniciar. Para tanto, programe uma lista com a seqüência dos acontecimentos previstos para a ocasião - podem ser homenagens, apresentações, depoimentos ou mesmo uma surpresa. Dessa forma, é possível distribuir melhor o tempo de duração de cada um deles e fazer com que a comemoração seja natural e prazerosa para todos.
Atração à parte
Antes que a pista seja oficialmente aberta, a festa pode contar com alguns detalhes que divertem os convidados. Uma tenda de época, por exemplo, onde se disponibilizam trajes e ambientação especiais, pode ser montada em um espaço à parte e garantir bons momentos aos amigos da aniversariante. O mesmo efeito também é obtido quando um caricaturista fica à disposição dos convidados para ilustrar o álbum de recordação. Bartenders especializados, que fazem malabarismos com coquetéis coloridos e não-alcoólicos, e animadores que distribuem óculos coloridos e pulseiras de neon, entre outros apetrechos, também contribuem para que o evento fique descontraído e inesquecível. Outras idéias podem partir de amigos ou de uma das empresas fornecedoras de serviços para a festa, bastando apenas que as intenções e o orçamento sejam compatíveis.
Guardando boas lembranças
Para que este momento não fique apenas na memória, a cobertura de foto e vídeo também deve contar com profissionais de qualidade, que tenham um bom portfólio e experiência em trabalhos deste tipo. Ultimamente, o fotojornalismo e o videojornalismo, estilos que procuram captar as imagens de forma espontânea, sem poses, têm sido os mais procurados entre as debutantes, por criar um belo efeito de naturalidade. Uma boa dica? Não deixe de levar a sua própria câmera, já que nem sempre o fotógrafo que estar por perto naquele momento especial que merece ficar guardado.
Por fim, para o sucesso ser total, também é fundamental escolher bem a data da festa, para que feriados ou a época de férias e fim-de-ano não façam com que os convidados deixem de comparecer. Muitas meninas optam por comemorar o aniversário até um mês depois da data real para não perder algumas presenças queridas que poderiam não estar presentes. Estude o seu caso e veja se vale a pena realmente manter a data original. Adiar um pouco o evento pode servir até para criar mais expectativa e garantir um tempinho precioso para que todos os detalhes, sejam acertados e deixar a festa ainda melhor. Com tudo pronto, só aproveitar. Feliz Aniversário!
O plano de ação
1 – O local de festa: a escolha depende do gosto da aniversariante e do tamanho do local. Faça uma lista prévia de convidados e veja se o lugar consegue acolher todos com conforto. Com o espaço escolhido e reservado para a data certa, todas as outras providências já podem ser tomadas. É bom lembrar que esse é o passo que vai definir todo o estilo da comemoração. Portanto, se a sua intenção é fazer algo mais tradicional, escolha um Buffet, por exemplo. Mas se for uma “balada” para os amigos, pesquises várias boates.
2 – O tema ou estilo: os eventos temáticos têm tido grande procura e conseguem criar um clima de expectativa maior entre os convidados, já que eles também precisam se preparar para o evento. As festas à fantasia, ou que privilegiam alguma década passada, costumam ser muito bem recebidas. Mas, se a idéia é manter o clima de “début”, prepare 15 amigas como damas-de-honra e 15 amigos como cavalheiros.
3 – O Buffet: Procure a orientação de pessoas que já fizeram alguma festa de maior porte para escolher o serviço adequado. A indicação de quem já conhece a empresa costuma ser uma garantia mais importante até do que a fama de um nome no mercado
4 – As músicas: este serviço deve ser providenciado quase que simultaneamente ao bufett. Vale destacar ainda que o segredo de uma festa animada está na música, afinal, quando ela é boa, mantém os convidados dispostos a movimentar o ambiente. Peça referências ao profissional e entre em contato com a pessoa que a contratou anteriormente para saber realmente se será um bom negócio. Fique atenta aos serviços diferenciados oferecidos hoje, como o DJ interativo, que se mistura às pessoas e acaba as aproximando. Para todos os casos, estude bem o repertório e procure mantê-lo eclético, para que todos possam se divertir com o estilo que mais lhe agrada.
5 – O convite: antes mesmo de chegar ao local, os convidados já saberão qual será o clima de festa com ajuda do convite que terão recebido cerca de quatro semanas antes. Portanto, cuide para que ele seja o mais fiel possível ao estilo escolhido para a comemoração. Abuse dos papéis diferentes e das cores cítricas, que estão em alta. As debutantes mais tradicionais também contam efeitos novos, como a possibilidade de acrescentar fotos como fundo do papel, por exemplo.
6 - O vestido: o gosto da aniversariante e seu estilo pessoal entram em cena para que a produção fique perfeita. O modelo branco é o mais tradicional, mas tons pastel também cumprem muito bem a função de deixar a debutante impecável. Escolha cores diferentes para os casos em que a cerimônia tem duas partes, um para antes da meia-noite e outro para a hora da valsa. Para as festas em estilo “balada”, opte por modelos mais modernos, que valorizem o tipo físico.
7 – A decoração: parte importante do evento, ela vai indicar o grau de formalidade da festa. Este item costuma ser apresentado em um pacote, com o Buffet. Caso prefira contratar outro fornecedor ou tomar pessoalmente as providências necessárias, cuide disso enquanto fecha os outros serviços ou com, no mínimo, cerca de cinco meses de antecedência. Arranjos de flores, enfeites nas mesas, lembrancinhas para os convidados – tudo isso precisa estar de acordo com o clima pretendido. Para uma festa tradicional, tons claros que criam um clima romântico são boas opções para investir. Para quem quer fugir do comum, uma iluminação especial, por exemplo, pode fazer a diferença. Não se esqueça de que o bolo é parte importantíssima deste item.
8 – Cabelo e maquiagem: é fundamental escolher um bom profissional para produzir a debutante no dia da festa, já que tudo precisa estar perfeito alguns salões oferecem o serviço de “dias da debutante”, que cuida da produção e promove um dia extra de relaxamento enquanto os últimos detalhes da festa são acertados.
9 – O cerimonial: Tudo o que vai acontecer na comemoração, desde a chegada dos convidados, a distribuição do Buffet, as homenagens aos pais, até a hora da valsa e a abertura da pista de dança, deve ser programado com antecedência. O andamento da festa depende de uma boa seqüência , que não seja cansativa, para que os convidados não fiquem entediados enquanto aguardam a hora da valsa.
10 - A cobertura de fotógrafos e cinegrafistas: no final da festa, são as fotos e o vídeo que vão imortalizar o acontecimento. Portanto, procurar bons fotógrafos e cinegrafistas, que tragam amostras e referências de seu trabalho, é um passo importante para garantir que o baile não fique registrado apenas na história.
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